自己啓発本マイスターのハナハナです。
皆さんは、締め切り直前に慌ててしまうことはありませんか？
締め切りに追われるのは、精神的にも辛いですよね。
今回は、期限内に仕事を終わらせるための【段取り・仕事の進め方】7選を、本:『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』を基に紹介します。
・残業を早く終わらせて、自由な時間を確保したい
・効率的な段取り、スケジュール管理の方法が知りたい
・業務効率化のアイデアが知りたい
目次
本:『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』とは？
「期限内に仕事が終わらない」「残業時間が減らない」と悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
本書では、そのような悩みに応えるための「効率的な段取り、スケジュールの管理方法」が提案されています。
本自体は、1〜2時間程度でサクッと読むことができますので、それほど構えなくても読んでいくことができます。
様々な効率化のアイデアが紹介されています。全てを実践しようとしなくても、自分に合う部分だけでも十分成果につながる内容になっています。
期限内に仕事を終わらせるための【段取り・仕事の進め方】7選
作業時間の見積もりは「余裕」を持って
仕事が終わるまでの所要時間を見積もるとき、精度に自信がない場合は、当初思った時間の1.5倍くらいを見積もっておくと割と安全です。
『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』より
計画を立てる時は、不測の事態を想定することが大事なんだ。
作業時間を見積もる時は、想定される時間より「余裕」を持たせるようにしましょう。
私もそうだったのですが、実際に作業時間を見積もる時は、全てが上手くいく前提で計画を立てることが多いです。
しかし、実際に作業に取り掛かると、想定外のトラブルが起きたり、緊急度の高い突発業務が発生したりで、計画通りに進まないことも少なくありません。
「仕事は計画通りにいかないもの」くらいに考えて、想定の1.5倍程度の余裕を持った計画を立てるようにしましょう。
時間の制約をつける
無意識に仕事をすると、ついつい期限までの時間をすべて使い切ってしまうのです。
『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』より
時間を意識するだけで、効率が上がるんだね。
何の作業をする時でも、「◯◯分で終わらせる」というように、時間の制約をつけるようにしましょう。
時間を意識せずに仕事をすると、締め切りまでの時間を全て使い切ってしまいます。これを「パーキンソンの法則」と言うそうです。
また、脳科学的にも時間の制約をつけないと、脳の回転数が上がらないため、ダラダラと効率の悪い仕事をしてしまいます。
教育学者の齋藤隆さんは、時間を意識するため、常にストップウォッチを持ち歩いているそうです。
ケータイのストップウォッチ機能等を使えば、手軽に時間を測ることができます。
皆さんもよかったら試してみてくださいね。
切り替えコストを減らす！マルチタスクはNG
切り替えコストとは、ある仕事を行なっているときに、別の仕事に着手する際に発生するストレスであり、浪費した時間や無駄です。
『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』より
１つずつ順番にこなしていけばいいんだね。
切り替えコストが多いと、集中力が低下し、作業効率が悪くなります。出来るだけ減らすようにしましょう。
切り替えコストとは、複数の業務を抱えているときに、別の業務に切り替える際に発生する、ストレスや時間の無駄のことです。
業務を切り替えると、メールや資料を読み返す時間が発生したり、再度集中するために、10分程度要すると言われています。
複数の業務を抱えているときは、なるべく一つずつ終わらせ、切り替えコストが少なくなるようにしましょう。
また、マルチタスクもNGです。マルチタスクは、並行して作業しているように見えますが、実際は何回も作業の切り替えを行なっており、多くの切り替えコストを払っているのです。
すぐに終わる仕事は、その場で終わらせる
すぐできることを今やらないと、時間が経てば経つほど、仕事の利子がついてきます。
『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』より
直ぐ終わる仕事は、その場で終わらせるのが良いんだね。
すぐに終わる仕事は、その場で終わらせるようにしましょう。
「すぐにできるから」と思って後回しにしていると、締め切り間際に催促され、慌てて対応する羽目になります。
また、時間が経つと、内容を忘れてしまいますので、メールや資料の読み返しなど、二度手間になってしまいます。
終わっていない仕事があると、気になってしまい、業務に集中することが難しくなります。
15分以内を目安に、すぐに片付けられる仕事は、その場で終わらせるようにしましょう。
仕事に取り掛かる前に、作業仕分けをする
作業仕分けをしっかりすれば、無駄を減らし、本当にやるべき仕事に集中できるため、効率良く成果を出すことが可能になります。
『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』より
抱えている仕事を整理して、優先順位をつけることが大事なんだ。
仕事に取り掛かる前に、作業仕分けの時間を作るようにしましょう。
作業仕分けとは、自分の抱えている仕事の優先順位を確認し、スケジュールを立てることです。
作業仕分けをしないで「なんとなく」仕事をしていると、優先順位の低い作業をしてしまったり、抱えている仕事を把握出来ていないことで、漏れが発生します。
また、抱えている仕事量が多いときは「あれも、これも」と、「実際にやらないといけない作業量」以上のストレスを感じてしまいます。
帰宅前や就業直後など、作業仕分けをする時間を決めて、習慣化できるようにしましょう。
なるべく早く、最低限のカタチに仕上げる
求められているものをなるべく早く、最低限のカタチにして依頼者に見せ、依頼者に完成とするのか、あるいは改善するのかを判断してもらうのです。
『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』より
まずは、70%くらいの完成度を目指そう！
なるべく早く、最低限のカタチに仕上げ、依頼者に確認してもらいましよう。
その時々によって、求められる仕事の質は異なります。
例えば、手書きの資料で事足りる場合に、パソコンを使って、細部のデザインまでこだわった資料を使っていたら、時間の無駄になってしまいます。
時間を重視して、期限まで余裕がある状況で依頼者に確認してもらうことで、修正がある場合も、期限内に対応することができるのです。
自分の仕事が遅いことを「素直に」認める
素直に「自分は遅い」と認め、仕事が速い人から、どういったことがマネできるかを考えることが大事です。
『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』より
謙虚に、人から学ぶ姿勢が大事なんだね。
自分の仕事が遅いことを素直に認め、仕事が速い人のマネをしましょう。
私もそうだったのですが、人のマネをするには勇気が必要です。
恥ずかしい、カッコ悪い等の「余計なプライド」が邪魔して、人のマネをすることに躊躇していました。
しかし、恥ずかしい、カッコ悪い、と思っていたのは自分だけで、周りの人は私のことなど全く気にしてはいませんでした。
少しでも仕事が速くなりたければ、「余計なプライド」は捨てて、周囲の仕事が速い人のマネをしてみましょう。
おわりに
今回は、期限内に仕事を終わらせるための【段取り・仕事の進め方】7選を、本:『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』を基に紹介させて頂きました。
少しでも参考になった点があれば、効率化のために取り入れて頂けたら幸いです。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
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