自己啓発本マイスターのハナハナです。
締め切り間際に慌ててしまうことはありませんか？
今回は、「あなたが仕事の締め切りに間に合わない9つの理由」を、本:『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』を基に、考えていきます。
・締め切りに間に合わない
・何も考えずに仕事を受けてしまう
・余裕を持って仕事をしたい
目次
本:『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』とは？
元「マイクロソフト社伝説のプログラマー」である、著者「中島聡」さんが実践していた、「仕事術」を紹介した本です。
効率的に仕事をこなす為の「考え方」や「行動」を、わかりやすく解説してくれています。
とても内容の濃い本で、全てを紹介するのは難しいので、私が読んでいて特に参考になった部分を紹介させて頂きます。
「あなたが仕事の締め切りに間に合わない9つの理由」
安請け合いしてしまう
実際に仕事に手をつけてみて、ある程度こなしてから、やっと判断できるのです。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
仕事を引き受ける時に、内容をよく確認するのが大事なんだね。
上司から振られた仕事を、「何も考えず安請け合い」して、締め切り直前になって「終わらない。どうしよう」と困った経験のある方もいると思います。
普段からやっている仕事なら、「終わるまで、どのくらい時間が掛かるのか」検討がつくと思いますが、問題なのは「上司の期待に応えよう!」と、掛かる時間がわからないのに返事をしてしまうことです。
結局、締め切りに間に合わなければ「上司からの信頼」がなくなってしまう為、本末転倒です。
「掛かる時間がわからない」のであれば、正直に「締め切りに間に合うかわらない」ことを上司に言った上で、【1日か2日程度猶予をもらい、実際に手を付けてから、上司に返事をする】等の対策をすることも必要です。
ギリギリまでやらない
締め切り直前の仕事は効率が大幅に低下します。なぜなら締め切りを破って上司に怒られるなどの嫌なイメージがノイズになって集中できないからです。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
とにかく、早く取り掛かるのが良いんだね。
例えば、締め切りギリギリに作業に取り掛かると、急遽「突発の案件」が入った時に対応できません。
また、本の内容にもあるように、「遅れたらどうしよう」等の余計なノイズが入って、仕事に集中することが難しいです。
「火事場の馬鹿力」という言葉がありますが、仕事に関しては逆で、余裕を持って臨むのが良いようですね。
計画の見積もりをしない
けれどもあまりに才能があるがゆえに、締め切り直前に計画外の機能を追加したりして、全体の計画に迷惑をかけることがありました。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
しっかり計画を立てることが、必要なんだね。
「全体の進捗状況」や「仕事の流れ」を無視して、上記のように「計画外の機能」を追加すると、締め切りに間に合わず、たくさんの人に迷惑を掛けてしまいます。
もし、どうしても「計画外の追加」をしたいのであれば、「締め切りまでの時間」と「追加時間」を確認した上で、関係者に相談するのが良いでしょう。
当初の想定以外の業務は、締め切りが迫っていることが多く、焦りがちだと思いますが、一度慎重になって「計画の見積もり」をすることが重要です。
机上の計画だけで進めない。
企画書という紙の上だけで考えても、大体思った通りになることはないのです。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
試しにやってみよう！
紙の上だけで考えるのでは無く、とにかく「実行」することが大切です。
例えば、あなたが新製品の開発担当者になったとします。新製品を作る為には、「大きさ」「形」「値段」「購買ターゲット」「色」・・・等々、細部まで考えるとキリがありません。
著者の考えによれば、大体のイメージが決まっていれば、まずは『プロトタイプ（試作品）』を作ることが重要ということです。
紙の上だけで考えている段階では、細部まで考えたとしても、後で必ず変更になる箇所が出てきます。
結局変更になるのであれば、まずは『プロトタイプ』を作って、問題を洗い出した上で対策した方が、効率が良いということです。
100%を目指さない
発売当時、Windows95には約3500個のバグが残っていました。私たちはそれを知っていましたが、そのまま発売することになりました。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
完璧を求めると、本来の目的を見失うことがあるんだ。
まずは、「明らかに問題になる部分」を潰していきましょう。細部にこだわりすぎても、「効率の悪い仕事」になってしまいます。
当時、発売と同時に世界に衝撃を与えた「Windows95」ですが、「約3500個」ものバグがあったそうです。
もちろん、普通に使うには問題の無いバグだそうですが、それでも開発者が「知っていたのにバグを残した」というのは驚きです。
100%完璧では無かった「Windows95」でも、世界は大きく変わったのです。
「世界最高の頭脳」を持っていた「マイクロソフトの技術者」でさえ、「100%の仕事」が出来ないのですから、私たちも「100%の仕事」を目指す意味は無いのです。
細かい修正を序盤にやらない
すべての仕事は必ずやり直しになる、くらいの覚悟が必要です。荒削りでもいいから早く全体像を見えるようにして、細かいことは後で直せばいいのです。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
まずは完成度70%を目指そう。
仕事は必ず「やり直しになる」と考え、細かい修正は最後にするようにしましょう。
例えば、料理を作るときに始めから「塩コショウ」で味付けする人はいないと思います。
完成する直前、「最後」に味を整える為に「塩コショウ」を入れます。
仕事も同じで、最初に細かい所にこだわっていても、結局、最後に全体を整える為に「修正」する必要がでてきます。
細かい修正は最後にすれば良いのです。
集中力が続かない
まず、集中力についてですが、最も効果的なのは朝型に切り替えることです。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
仕事をする時間も大切なんだね。
人間は、「朝起きた直後」が最も集中力が高く、「時間が経つにつれ」集中力は低下していきます。
仕事の質は、「集中力」×「時間」で決まりますので、「大事な仕事」は、なるべく朝のうちに終わらせた方が良いです。
午後や、夜に「大事な仕事」をする場合は、「仮眠」がオススメです。下がってきた「集中力」をある程度回復することが出来ます。
早寝早起きで、規則正しい生活習慣を身に付けることで、仕事に集中出来る状態を作る事が必要です。
仕事が自分のキャパを超えている
キャパシティについてですが、これはもう、無理だと思った仕事は納期延期を申し出るしかありません。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
締め切りに間に合わない時は、早目に相談しよう。
明らかに期限に間に合わない仕事は、早いうちに、「納期延長」の相談をするようにしましょう。
出来ないのに無理にやろうとしても、その仕事に関わっている「他の人に迷惑」を掛けるだけです。
納期まで余裕があれば、「納期延期」が認められる可能性が高いです。その為には、早い段階で納期に間に合うか見極める「見積もり」が重要です。
他の人の仕事が遅れている
相手が仕事を終わらせないことと、あなたの仕事が進められないことは、厳密に考えると別の問題です。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
他人に惑わされないで！自分が出来るところを進めておこう。
他の人の仕事が遅れている時に、「その人に合わせてゆっくり仕事をする人」がいますが、この行動は間違いです。
その人の仕事が進んでいなくても、「自分が進められる部分」はありますし、ある程度予測して自分の仕事を「淡々と進めれば良い」のです。
相手に合わせて、自分の仕事を遅らせると、「次の仕事への着手」が遅れて後で自分が仕事に追われることになります。
「他人の仕事は遅れるもの」と考え、自分ができることをやるようにしましょう。
おわりに
今回は、「あなたが仕事の締め切りに間に合わない理由」をテーマに、本:『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』の内容を紹介させて頂きました。
次回も、同じ本の内容を基に記事を書く予定ですので、宜しければご覧下さい。
興味のある方は、本の方も読んでみてくださいね。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
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